Vask kundelisten før import til HubSpot

Bruk denne rekkefølgen. Vask kundelisten før import til HubSpot ved å velge én tydelig identifikator, rydde juridiske enheter og kartlegge hvert felt. Merk usikre rader for manuell kontroll. Importer deretter et lite testutvalg og les feilrapporten før resten av filen får opprette eller oppdatere poster.

Kort svar

Beslutning	Praktisk valg	Stopp når
Importtype	Velg om filen skal opprette, oppdatere eller gjøre begge deler	Teamet ikke vet hvilke eksisterende poster som kan endres
Unik identifikator	Bruk Record ID for kjente HubSpot-poster, selskapsdomene eller en konfigurert egenskap med unike verdier	Filen bare har selskapsnavn
Norsk selskapsidentitet	Behold organisasjonsnummer som eget felt og kontroller hovedenhet mot underenhet	Flere juridiske enheter er slått sammen på én rad
Duplikater	Sammenlign identifikatorer i filen og mot eksporterte HubSpot-poster	Samme identifikator finnes på flere rader
Feltkartlegging	Bestem HubSpot-felt, format og regel for tomme eller usikre verdier	En kolonne kan overskrive data uten en avtalt regel
Kilde og dato	Behold hvor feltet kom fra og når det ble kontrollert	Teamet ikke kan vurdere hvor ferskt feltet er
Testimport	Bruk et lite, variert utvalg og gjennomgå resultat og feil	Importen lager uventede poster, tilknytninger eller feltverdier

HubSpot trenger en unik identifikator for å oppdatere poster, unngå duplikater og knytte poster sammen. For selskaper støtter HubSpot Record ID, selskapsdomene eller en egenskap som er konfigurert til å kreve unike verdier: forstå importverktøyet.

Bestem hva importen skal gjøre

Skriv målet før du rydder filen. Skal den opprette nye selskaper, oppdatere selskaper som allerede finnes, eller gjøre begge deler? En fil som skal oppdatere eksisterende poster trenger andre kontroller enn en liste med helt nye selskaper.

Avklar også hvilket HubSpot-objekt hver rad beskriver. Et selskap, en kontakt og en avtale er ulike poster. Hvis én rad blander selskapsnavn, persondata og avtaleinformasjon uten en tydelig modell, blir feltkartlegging og tilknytninger vanskelige å kontrollere.

Eksporter de eksisterende HubSpot-postene som skal oppdateres. Da kan du beholde Record ID og sammenligne dagens verdier med filen før import. Ikke bruk selskapsnavnet alene som nøkkel. Navn kan endres, staves ulikt eller brukes av flere enheter.

Velg identifikator før du fjerner duplikater

HubSpot kan bruke e-post som unik identifikator for kontakter og selskapsdomene for selskaper. Record ID kan brukes når posten allerede finnes. En egendefinert egenskap kan også brukes hvis HubSpot-kontoen har konfigurert den til å kreve unike verdier.

For en norsk selskapsliste bør organisasjonsnummeret beholdes som et eget identitetsfelt. Brønnøysundregistrenes nøkkelopplysninger skiller blant annet organisasjonsnummer, organisasjonsform, adresse, registreringsdato, bransje og næringskode: nøkkelopplysninger fra Enhetsregisteret.

Organisasjonsnummer blir ikke automatisk en HubSpot-identifikator. Hvis teamet vil bruke det til matching, må feltet finnes i HubSpot og være satt opp riktig. Kontroller dette før importen, ikke etter at duplikatene er opprettet.

Bruk denne rekkefølgen:

Record ID når du skal oppdatere en kjent HubSpot-post.
En godkjent unik egenskap, som organisasjonsnummer, når kontoen er satt opp for det.
Selskapsdomene når det faktisk identifiserer én virksomhet i arbeidsmodellen deres.
Manuell kontroll når flere juridiske enheter deler domene eller identiteten er uklar.

Rydd juridiske enheter og domener

Normaliser organisasjonsnummer uten mellomrom, men behold verdien som tekst slik at regnearket ikke endrer den. Skill hovedenhet fra underenhet når det påvirker hvem som er kunde, fakturamottaker eller eier av avtalen.

Normaliser også domener. Bruk for eksempel eksempel.no, ikke en hel nettadresse med https://, sidebane eller sporingsparametre. HubSpot beskriver selskapsdomene som en identifikator ved import, men et domene er ikke alltid det samme som en juridisk enhet. Et konsern kan ha flere selskaper på samme domene, og ett selskap kan bruke flere domener.

Gi hver rad én status:

Status	Bruk når	Neste steg
Klar	Identifikatoren er unik, enheten er riktig og feltene kan kartlegges	Legg raden i testimporten
Må kontrolleres	Domene, organisasjonsnummer eller selskapsnivå er uklart	Sjekk Brønnøysundregistrene, nettstedet eller eksisterende HubSpot-post
Duplikat	Samme valgte identifikator finnes på flere rader	Velg én hovedrad og bestem hvilke verdier som skal beholdes
Skal ikke importeres	Enheten er feil, inaktiv for formålet eller utenfor importjobben	Fjern raden og behold en kort årsak

Kartlegg feltene før du laster opp

Lag et feltkart som viser filkolonnen, HubSpot-feltet, formatet og hva som skal skje når verdien mangler eller avviker fra HubSpot. HubSpot krever en støttet regnearkfil, ett ark og en overskriftsrad. Ved oppdatering må filen også inneholde en unik identifikator: formater importfilen.

Et enkelt feltkart kan se slik ut:

Filkolonne	HubSpot-felt	Kontroll før import
Organisasjonsnummer	Egendefinert selskapsfelt	Riktig format, unik verdi og riktig juridisk enhet
Selskapsnavn	Company name	Navnet tilhører samme enhet som identifikatoren
Domene	Company domain name	Ingen protokoll eller sidebane, og domenet er ikke delt uten vurdering
Kilde	Egendefinert kildefelt	Kilden kan forstås av neste person som åpner posten
Kontrollert dato	Egendefinert datofelt	Gyldig dato og tydelig betydning
Eier	HubSpot owner eller avtalt tekstfelt	Verdien matcher en eier eller intern regel

Ikke last opp en kolonne bare fordi den finnes. Et tomt eller usikkert felt trenger en regel: behold eksisterende verdi, send raden til kontroll eller utelat kolonnen fra denne importen. HubSpots importverktøy ignorerer tomme celler og bruker dem ikke til å slette en eksisterende verdi. Ikke-tomme verdier må fortsatt kontrolleres mot det importen skal endre.

Test en liten og variert del av filen

Velg noen rader som representerer de vanskelige tilfellene, ikke bare de enkleste. Ta med en eksisterende post, en ny post, et mulig duplikat, en rad uten domene og en rad som krever manuell kontroll når slike tilfeller finnes.

Etter testimporten kontrollerer du:

om nye og eksisterende selskaper ble behandlet som planlagt;
om riktig identifikator ble brukt;
om feltene fikk riktig format og verdi;
om kontakter og selskaper ble knyttet som forventet;
om tomme eller usikre verdier ble håndtert etter regelen; og
om feilfilen viser rader som må rettes før neste import.

HubSpot skiller mellom feil som lar en rad importeres med manglende verdi og feil som stopper raden. Bruk den konkrete feilfilen til å rette kilden før du prøver igjen: gjennomgå importfeil.

Slik passer Norscout

Norscout passer når du har en selskapsbasert CSV som mangler kontrollerte bedrifts- eller kontaktfelt. Du kan laste opp en firmaliste og kartlegge den påkrevde kolonnen for selskapsnavn. Når filen har organisasjonsnummer, kan dette også kartlegges før du velger felt for berikelse og eksporterer resultatet videre. Den offentlige produktsiden beskriver CSV-opplasting, berikelse og eksport.

Hvis du bygger listen fra bunnen, kan du først bruke malen for en norsk B2B-prospektliste og deretter avgrense selskaper i bedriftsøket eller orientere deg i bedriftslister etter bransje og sted. Velg selskapene før du henter kontaktdata. Guiden om å finne e-post og telefon til norske bedrifter forklarer hvordan rolle og kontaktfelt bør kontrolleres separat.

Norscout bestemmer ikke hvilken HubSpot-post som skal vinne en konflikt. Produktet rydder heller ikke automatisk historikk, tilknytninger eller duplikater som allerede finnes i HubSpot. Du må fortsatt velge identifikator, kartlegge feltene og godkjenne testimporten.

Når Norscout ikke passer

Bruk HubSpot direkte når du skal rette én post, kontrollere en eksisterende Record ID eller avgjøre hvordan en bestemt egenskap oppfører seg i kontoen. HubSpots egen dokumentasjon er kilden for importvalg, unike identifikatorer og feil.

Bruk en HubSpot-spesialist når jobben er å finne og slå sammen duplikater inne i en etablert konto med historikk og tilknytninger. Orgdata beskriver for eksempel matching på organisasjonsnummer og duplikathåndtering direkte i HubSpot. Det er en annen jobb enn å forberede en kontrollert fil før import.

Bruk Brønnøysundregistrene når du må bekrefte én juridisk enhet eller formell opplysning. Les også guiden om å bruke Brønnøysundregistrene i salgsarbeid når kilde og selskapsnivå er uklart.

Sjekkliste før full import

Importens formål er skrevet: opprette, oppdatere eller begge deler.
Hver rad tilhører ett tydelig HubSpot-objekt.
Eksisterende poster har Record ID når det er den valgte nøkkelen.
Organisasjonsnummer er normalisert og knyttet til riktig juridisk enhet.
Domener er normalisert og delte domener er kontrollert.
Duplikater i filen har én valgt hovedrad.
Hver kolonne har et HubSpot-felt og en regel for usikre verdier.
Kilde og kontrolldato følger feltene som kan bli gamle.
Et lite, variert testutvalg er importert og kontrollert.
Feilfilen er gjennomgått før resten av filen importeres.

Hvis identifikator, feltregel eller testresultat mangler, er filen ikke klar. En større import gjør bare den samme uklarheten dyrere å rydde.

Vanlige spørsmål

Hvilken unik identifikator bør jeg bruke for selskaper i HubSpot?

Bruk Record ID når du oppdaterer en kjent HubSpot-post. Selskapsdomene kan brukes som unik identifikator for selskaper. En egendefinert egenskap kan brukes når den er konfigurert til å kreve unike verdier.

Kan organisasjonsnummer hindre duplikater i HubSpot?

Ja, men ikke automatisk. Organisasjonsnummeret må ligge i et HubSpot-felt som er satt opp og valgt som unik identifikator for importen. Kontroller også at nummeret tilhører riktig hoved- eller underenhet.

Er selskapsnavn nok til å oppdatere en eksisterende post?

Nei. Navn er ikke en trygg unik nøkkel. Bruk Record ID, selskapsdomene eller en godkjent egenskap med unike verdier, og send uklare treff til manuell kontroll.

Bør selskaper og kontakter importeres i samme fil?

Bare når du har en tydelig tilknytning og forstår HubSpots avanserte importflyt. HubSpot støtter import av flere objekter, men en enklere selskapsfil er ofte lettere å kontrollere før kontaktposter og tilknytninger legges til: import av flere objekter.

Kan Norscout rydde en eksisterende HubSpot-konto?

Ikke som en generell opprydding av historikk og duplikater inne i HubSpot. Norscout kan hjelpe med å forberede og berike en selskapsliste gjennom CSV, mens teamet beholder ansvaret for identifikatorer, feltregler og selve importen.